Auswahl von Benennungen bei dokumentarischer Arbeit zur Aktualisierung einer Fachdatenbank. Im Folgenden werden zentrale Fachbegriffe vorgestellt.

Dokument
Ein Dokument im IuD-Bereich umfasst alle möglichen Dokumentarten, Text, Bild- oder Tondokumente, Gegenstände (Realia), Objekte, Denkmale, Forschungsdaten, … Es besteht stets aus einem Datenträger und auf ihm enthaltenen Daten.

Dokumentation
Dokumentation
ist der Vorgang des systematischen Zusammentragens und Auswertens von Dokumenten durch regelbasierte Beschreibungen äußerlicher und inhaltlicher Merkmale.

Dokumentationswürdig
Dokumentationswürdig
ist ein Dokument, wenn es den formalen Auswahlkriterien und dem jeweiligen Fachprofil entspricht.

Dokumentationsprozess
Der Dokumentationsprozess umfasst das Ermitteln und Auswählen von Dokumenten, ihr formales Erfassen und inhaltliches Erschließen sowie das Speichern der Ergebnisse als Datensätze zum gezielten Wiederauffinden.

Dokumentauswertung
Dokumentauswertung
ist das Ermitteln der relevanten formalen und inhaltlichen Angaben eines Dokuments und ihre regelgerechte Aufnahme.

Dokumentarische Bezugseinheit (DBE)
Eine dokumentarische Bezugseinheit (DBE) ist das Objekt, das während des Dokumentations­prozesses als Einheit behandelt wird. DBE können z.B. Dokumente, Projekte, Personen, Institutionen, Methoden, Produkte sein.

Dokumentnachweis / Dokumentationseinheit (DE)
Dokumentnachweis
/ Dokumentationseinheit (DE) sind die im Dokumentationssystem gespeicherten Metadaten des ausgewerteten Dokuments.

Datenfeld
Datenfeld
ist als kleinstes Element Bestandteil eines Datensatzes und entspricht jeweils einem Beschreibungsmerkmal des Dokuments. (vgl. Datenbankstruktur).

Datensatz
Datensatz
enthält den Dokumentnachweis mit allen Metadaten in einer bestimmten Struktur (den Datenfeldern), also die gewählten Beschreibungsmerkmale (Metadaten) des Dokuments (formale und inhaltliche Angaben sowie ggf. rechtliche, technische und Verwaltungsdaten).

Datenbasis
Datenbasis
ist die Menge aller Dokumentnachweise (DE), die in der Datenbank vorhanden sind. Wesentliches Kennzeichen: Alle Dokumente sind nach denselben Kriterien ausgewertet.

Datenbank
Datenbank
ist aus Anwendersicht die Menge aller Datensätze gemäß einer festgelegten Datenbankstruktur, repräsentiert durch die Datenfelder, die jeweils einzeln oder gemeinsam recherchierbar sind.

Dokumentationssystem
Ein Dokumentationssystem ist ein interaktives Werkzeug zum Speichern von Dokumentennachweisen und ihrem gezielten Wiederauffinden.