KI-Routinen für den Arbeitsplatz: Berichte zusammenfassen, Posteingänge strukturieren, Protokolle glätten

Wer eine Sitzungsmitschrift von der KI glätten lässt, fängt meist jedes Mal bei null an: Anfrage neu formulieren, Ergebnis nachbessern, beim nächsten Protokoll wieder von vorn – und die Fassung von heute sieht anders aus als die von letzter Woche. Eine Routine beendet das: eine einmal ausgearbeitete Anweisung für eine wiederkehrende Aufgabe, damit das Ergebnis dieselbe Form hat – egal, wer sie ausführt und wann. Der Workshop baut solche Routinen für fünf Schreibtischaufgaben: lange Berichte erschließen, Mitschriften zu versandfertigen Texten glätten, Freitext in Tabellen überführen, Fachkorrespondenz übersetzen, Texte vereinfachen. Die Vorlagen leben in einem einfachen Textdokument und funktionieren in jedem KI-Chat – auch bei Kolleginnen und Kollegen, die ein anderes System nutzen.

Inhalte des Workshops

• Aus einem gelungenen Versuch eine Routine machen: Anweisung, Material und Prüfschritt als wiederverwendbare Vorlage festhalten
• Lange Dokumente erschließen: zusammenfassen lassen, gezielt befragen, Kernaussagen mit Fundstellen herausziehen
• Mitschriften und Protokolle glätten: aus Stichpunkten einen versandfertigen Text machen – mit klaren Vorgaben, was die KI ändern darf und was unangetastet bleibt
• Freitext in Struktur überführen: aus E-Mails und Notizen eine Tabelle mit festen Spalten gewinnen
• Übersetzen und vereinfachen: englische Fachkorrespondenz beantworten, Texte in einfache Sprache bringen
• Qualität sichern: Stichproben, Gegenfragen und die roten Linien – welche Inhalte eine KI-Fassung nie ungepüft verlassen darf und welche Daten gar nicht erst in einen frei zugänglichen Chat gehören
• Routinen über Systemgrenzen tragen: dieselbe Vorlage auf einem zweiten KI-Chat oder einem offenen Modell (etwa in der Academic Cloud) – wo Unterschiede auftreten und wie sich die Vorlage anpassen lässt

Praktische Übungen

Das Übungspaket liegt bereit: ein längerer Bericht, eine Sitzungsmitschrift, ein Posteingang mit unstrukturierten Anfragen, eine englische Anfrage – Material aus dem Bibliotheks- und Verwaltungsalltag, alle Namen und Inhalte sind erfunden. Gemessen wird am versandfertigen Ergebnis.

• Einen Bericht zusammenfassen lassen und mit drei gezielten Nachfragen erschließen
• Eine Sitzungsmitschrift zu einem Ergebnisprotokoll glätten
• Aus einem Posteingang eine Anfragen-Tabelle erzeugen
• Eine Antwort auf eine englische Anfrage entwerfen; einen Behördentext in einfache Sprache bringen
• Eine der Routinen auf einem zweiten System gegenprüfen und die Vorlage nachschärfen

Ziel des Workshops

Teilnehmende übergeben wiederkehrende Schreibaufgaben nach dem Workshop mit einem Griff an die KI: Die Anweisung steht, das Ergebnis hat eine feste Form, statt jedes Mal neu zu formulieren wird nur noch geprüft. Die fünf Routinen nehmen sie als dokumentierte Vorlagen mit, einsetzbar am nächsten Arbeitstag – und mit dem Bauprinzip dahinter machen sie aus jedem weiteren gelungenen Versuch eine eigene Routine.

Der Workshop ist in sich abgeschlossen und bildet den zweiten Teil der dreiteiligen Reihe ‚KI mit System‘: Teil 1 behandelt die Wahl des passenden KI-Systems, Teil 3 führt in agentisches Arbeiten ein. Die Module können einzeln und in beliebiger Kombination besucht werden.

Referent

Peter Kocmann ist IT-Didaktiker und Spezialist für angewandte KI. Langjähriger Dozent am Weiterbildungszentrum der Freien Universität Berlin und an der Charité Fortbildungsakademie, mit Schwerpunkt auf praxisnahen Arbeitsabläufen für Recherche, Textarbeit, Lektorat und Wissensorganisation. Information Technology Specialist in der Domäne Artificial Intelligence.

Teilnehmendenanzahl

max. 12 Personen

Technische Voraussetzungen

• Technische Ausstattung: Ein Computer oder Laptop mit stabiler Internetverbindung sowie Webcam und Headset für Zoom.
• Software: keine Installation; geeignet sind etwa ChatGPT, Claude oder Microsoft Copilot. Besser zwei verschiedene Zugänge bereithalten – das fängt Tageslimits ab und liefert zugleich das zweite System für die Gegenprobe. Ein Academic-Cloud-Zugang ist nützlich, aber keine Voraussetzung.
• Kenntnisse: Grundlegende Computerkenntnisse; erste Erfahrung mit einem KI-Chat ist hilfreich. Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich.
• Vor dem Workshop: kurze schriftliche Anleitung (5–10 Minuten). Übungspaket und Vorlagen-Dokument für die Routinen werden zu Beginn ausgeteilt.

Das Webinar richtet sich an

Mitarbeitende aus Bibliotheken, Informationseinrichtungen, Wissenschaftsmanagement und Verwaltungen, die KI-Chats gelegentlich nutzen und daraus feste Arbeitsroutinen für ihren Alltag machen wollen.

Kosten

EUR 88,00- zzgl. 7% MwSt. (DGI-Mitglieder)
EUR 104,00- zzgl. 7% MwSt. (Nicht-Mitglieder)