Sweetspot statt Workaround: Aufgaben einordnen, Werkzeuge wählen, Wechselpunkte erkennen

Die Monatsliste, die jedes Mal von Hand aus drei Quellen zusammengebaut wird; die Auswertungsdatei, die nur noch eine Kollegin versteht; das Tagungsplakat, das in PowerPoint zerspringt – der Arbeitsalltag läuft voller Workarounds. Die Werkzeuge sind dabei meist längst da; es fehlt die Entscheidung, wann welches dran ist. Der Workshop trainiert genau diese Entscheidung: Jedes Werkzeug hat einen Sweet Spot (dafür ist es gebaut), eine Grauzone (geht, aber mit Kosten) und einen No-Go-Bereich (der Workaround wird teurer als der Wechsel). Geübt wird das Einordnen an Fällen aus dem Bibliotheksalltag; an den Wechselpunkten führt der Referent live vor, was der Sweet Spot gegenüber dem Workaround bedeutet.

Inhalte des Workshops

• Sweet Spot, Grauzone, No-Go: das Dreizonen-Modell, mit dem sich jedes Werkzeug einer Aufgabe zuordnen lässt – oder eben begründet ablehnen
• Der Fünf-Fragen-Schnellcheck vor jeder Werkzeug-Entscheidung: Wiederholt sich das? Wie viele arbeiten daran? Wie viele Quellen? Muss es nachvollziehbar bleiben? Muss es layoutgetreu ausgegeben werden?
• Datenarbeit: wann eine Liste in Excel gut aufgehoben ist, wann Power Query übernimmt und wann ein Skript die ehrlichere Antwort ist – mit Wechselpunkt-Vorführung
• Auswertung und Visualisierung: das schnelle Excel-Diagramm, das interaktive Dashboard in Power BI, die publikationsreife Grafik in R – und woran man den Wechselpunkt erkennt
• Layout: was Word und PowerPoint gut tragen und ab wann Flyer, Plakat oder Broschüre ein Layoutwerkzeug wie Affinity brauchen – mit Wechselpunkt-Vorführung
• Die Leitfrage für sechs Monate später: Funktioniert das noch, wenn ich nicht mehr da bin? Wartbarkeit, Personenabhängigkeit und stille Folgekosten als Entscheidungskriterien

Praktische Übungen

Geübt wird das Entscheiden – an vorbereiteten, vollständig fiktiven Fallvignetten aus dem Bibliotheks- und Verwaltungsalltag, von der monatlichen Erwerbungsliste bis zum Veranstaltungsplakat. Software installieren die Teilnehmenden nicht: Die Werkzeuge zeigt der Referent an den Wechselpunkten live.

• Fallvignetten in Kleingruppen durch den Fünf-Fragen-Schnellcheck schicken: entscheiden, begründen, an der Entscheidungsmatrix auflösen
• Eine Grauzonen-Vignette zu Ende rechnen: was der Workaround heute kostet und was der Wechsel kosten würde
• An zwei Vorführungen den Wechselpunkt sehen: dieselbe Aufgabe als Handarbeit im vertrauten Werkzeug und im Sweet-Spot-Werkzeug
• Zum Abschluss eine ungesehene Vignette allein einordnen – die Generalprobe für den eigenen Alltag

Ziel des Workshops

Teilnehmende erkennen nach dem Workshop in einer Minute, ob eine Aufgabe im richtigen Werkzeug liegt – bevor Tage in einen Workaround wandern. Sie können eine Werkzeug-Entscheidung gegenüber Kolleginnen, Kollegen und Vorgesetzten mit Kriterien begründen, und sie wissen, welche Vertiefung sich für ihren Arbeitsplatz lohnt, bevor sie gebucht wird. Die Entscheidungsmatrix und der Fünf-Fragen-Schnellcheck gehen als Handout mit.

In sich abgeschlossen. Der Workshop setzt keines der besprochenen Werkzeuge voraus. Grundlegende Computerkenntnisse und Alltagserfahrung mit Office-Werkzeugen genügen.

Referent

Peter Kocmann ist IT-Didaktiker und Spezialist für angewandte KI. Langjähriger Dozent am Weiterbildungszentrum der Freien Universität Berlin und an der Charité Fortbildungsakademie; die Werkzeuge dieses Workshops – von Excel und Power Query über Power BI und R bis zur Affinity-Suite – unterrichtet er dort in eigenen Kursen. Microsoft Office Specialist Expert (Excel); Information Technology Specialist in der Domäne Data Analytics.

Teilnehmendenanzahl

max. 12 Personen

Technische Voraussetzungen

• Technische Ausstattung: Ein Computer oder Laptop mit stabiler Internetverbindung sowie Webcam und Headset für Zoom.
• Software: keine – die Werkzeuge führt der Referent vor.
• Kenntnisse: Grundlegende Computerkenntnisse und Alltagserfahrung mit Office-Werkzeugen; Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich.
• Vorbereitung: keine; Fallvignetten und Entscheidungsmatrix werden zu Beginn ausgeteilt.

Das Webinar richtet sich an

Mitarbeitende aus Bibliotheken, Informationseinrichtungen, Wissenschaftsmanagement und Verwaltungen, die regelmäßig vor der Frage stehen, ob ihre Listen, Auswertungen und Druckprodukte noch im richtigen Werkzeug liegen – und die diese Entscheidung künftig begründen statt erraten wollen.

Kosten

EUR 88,00- zzgl. 7% MwSt. (DGI-Mitglieder)
EUR 104,00- zzgl. 7% MwSt. (Nicht-Mitglieder)