KI-Agenten an die Arbeit: Ablagen sichten, Ordnung schaffen, Dokumente vereinheitlichen

Ein Ablage-Ordner mit fünf Jahren Veranstaltungsunterlagen, in dem nur noch eine Kollegin etwas findet; achtzig Dateien, deren Namen nichts über den Inhalt verraten; dieselbe veraltete Angabe in dreißig Word-Vorlagen – für solche Arbeit gab es bisher kein Werkzeug, nur Geduld, denn sie verlangt, jede Datei zu öffnen und zu verstehen. Ein KI-Agent kann genau das: Er sichtet Ordner, liest Dateien, benennt sie nach ihrem Inhalt, zieht Änderungen durch viele Dokumente – unter Aufsicht, denn jeder Schritt lässt sich prüfen, bevor er gilt. Der Workshop übt dieses Delegieren an Aufgaben aus dem Bibliotheks- und Verwaltungsalltag. Gearbeitet wird in Visual Studio Code – einem kostenlosen Programm, das hier als Arbeitsumgebung für Ordner und Dateien dient – mit dem darin eingebauten KI-Assistenten GitHub Copilot im Gratis-Plan; programmiert wird dabei nicht.

Inhalte des Workshops

• Visual Studio Code als Arbeitsumgebung: einen Ordner öffnen, die Dateien im Blick behalten, den Agenten starten
• Aufträge formulieren, die ein Agent versteht: Ziel, Material und Spielregeln klar trennen
• Eine gewachsene Ablage aufräumen lassen: Der Agent sichtet die Dateien nach Inhalt – nicht nur nach Namen – und sortiert sie in eine nachvollziehbare Struktur
• Dokumente vereinheitlichen: geänderte Angaben wie Öffnungszeiten, Ansprechpartner oder Bezeichnungen in vielen Word- und Textdateien in einem Durchgang nachziehen
• Lösungen festhalten: Der Agent verpackt einen Arbeitsschritt auf Wunsch in ein kleines Skript – ein gespeichertes Mini-Programm, das er beim nächsten Mal auf Zuruf erneut ausführt, ohne dass die Arbeit neu beschrieben werden muss
• Unter Aufsicht arbeiten: nachvollziehen, was der Agent geändert hat – Textänderungen verwerfen statt übernehmen, Schritte an Dateien vorher einzeln freigeben oder ablehnen
• Grenzen erkennen: welche Aufträge für den Anfang zu groß sind, welche in ein anderes Werkzeug gehören – und woran man beides vorher merkt

Praktische Übungen

Übungsbestand ist ein vorbereiteter Ablage-Ordner, wie er in vielen Einrichtungen gewachsen ist: Veranstaltungsunterlagen aus mehreren Jahren in gemischten Formaten, Dateinamen ohne System, dazu Vorlagen mit veralteten Angaben – alle Übungsdaten sind fiktiv. Jede Aufgabe führen die Teilnehmenden selbst aus, vom Auftrag über die Freigabe der Schritte bis zur Prüfung des Ergebnisses. Die erste Aufgabe ist reine Durchsicht – der Agent ändert dabei noch nichts.

• Die Ablage vom Agenten sichten lassen: was vorliegt, was doppelt ist, was wohin gehört
• Die Dateien nach ihrem Inhalt benennen und in die neue Struktur einsortieren lassen
• Die veralteten Angaben in allen Vorlagen mit einem einzigen Auftrag nachziehen lassen
• Einen Arbeitsschritt als Skript festhalten lassen und gleich noch einmal ausführen
• Einen unpräzisen Auftrag nachschärfen, bis das Ergebnis stimmt – der häufigste Handgriff der agentischen Arbeit

Ziel des Workshops

Was vorher einen Nachmittag Handarbeit kostete, wird zu einem Auftrag, den man formuliert, begleitet und prüft: Teilnehmende lassen einen Agenten Ablagen sichten, Dateien nach Inhalt ordnen und Dokumente vereinheitlichen – Arbeit, die bisher liegen blieb, weil kein Werkzeug Inhalte versteht. Wiederkehrende Schritte nehmen sie als kleine Skripte mit, die der Agent auf Zuruf erneut ausführt; die eingerichtete Arbeitsumgebung bleibt, sodass die ersten eigenen Aufträge am nächsten Arbeitstag folgen können.

Der Workshop ist in sich abgeschlossen und bildet den dritten Teil der dreiteiligen Reihe ‚KI mit System‘: Teil 1 behandelt die Wahl des passenden KI-Systems, Teil 2 baut Arbeitsroutinen für wiederkehrende Schreibtischaufgaben auf. Die Module können einzeln und in beliebiger Kombination besucht werden.

Referent

Peter Kocmann ist IT-Didaktiker und Spezialist für angewandte KI. Langjähriger Dozent am Weiterbildungszentrum der Freien Universität Berlin und an der Charité Fortbildungsakademie, mit Schwerpunkten in angewandter KI und Prozessautomatisierung. Aktive Arbeit mit agentischen KI-Systemen und dem Model Context Protocol (MCP); Information Technology Specialist in der Domäne Artificial Intelligence.

Teilnehmendenanzahl

max. 12 Personen

Technische Voraussetzungen

• Technische Ausstattung: Ein Computer oder Laptop mit stabiler Internetverbindung sowie Webcam und Headset für Zoom. Auf dienstlich verwalteten Rechnern ohne Installationsrechte empfiehlt sich ein privates Gerät.
• Software: Visual Studio Code (kostenlos) und GitHub Copilot im kostenlosen Plan – ein persönliches GitHub-Konto genügt, eine Kreditkarte ist nicht nötig (Stand Juni 2026). Das monatliche Gratis-Kontingent reicht für die Übungen, wenn das Konto im laufenden Monat noch nicht intensiv mit Copilot genutzt wurde.
• Kenntnisse: Grundlegende Computerkenntnisse; erste Erfahrung mit einem KI-Chat ist hilfreich. Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich.
• Vor dem Workshop: schriftliche Anleitung in drei Schritten – Visual Studio Code installieren, GitHub-Konto anlegen, beides verbinden (ca. 15 Minuten). Ein kurzer Testauftrag am Ende der Anleitung zeigt, dass alles läuft.

Das Webinar richtet sich an

Mitarbeitende aus Bibliotheken, Informationseinrichtungen, Wissenschaftsmanagement und Verwaltungen, die gewachsene Ablagen und Dokumentbestände in Ordnung bringen müssen und diese Arbeit an einen Agenten abgeben wollen.

Kosten

EUR 88,00- zzgl. 7% MwSt. (DGI-Mitglieder)
EUR 104,00- zzgl. 7% MwSt. (Nicht-Mitglieder)