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SUMMARY:KI-Routinen für den Arbeitsplatz: Berichte zusammenfassen\, Posteingänge strukturieren\, Protokolle glätten
DESCRIPTION:Anmelden\n\n\n\n\n\n\n\n\nWer eine Sitzungsmitschrift von der KI glätten lässt\, fängt meist jedes Mal bei null an: Anfrage neu formulieren\, Ergebnis nachbessern\, beim nächsten Protokoll wieder von vorn – und die Fassung von heute sieht anders aus als die von letzter Woche. Eine Routine beendet das: eine einmal ausgearbeitete Anweisung für eine wiederkehrende Aufgabe\, damit das Ergebnis dieselbe Form hat – egal\, wer sie ausführt und wann. Der Workshop baut solche Routinen für fünf Schreibtischaufgaben: lange Berichte erschließen\, Mitschriften zu versandfertigen Texten glätten\, Freitext in Tabellen überführen\, Fachkorrespondenz übersetzen\, Texte vereinfachen. Die Vorlagen leben in einem einfachen Textdokument und funktionieren in jedem KI-Chat – auch bei Kolleginnen und Kollegen\, die ein anderes System nutzen. \n\n\n\nInhalte des Workshops\n\n\n\n\nAus einem gelungenen Versuch eine Routine machen: Anweisung\, Material und Prüfschritt als wiederverwendbare Vorlage festhalten\n\n\n\nLange Dokumente erschließen: zusammenfassen lassen\, gezielt befragen\, Kernaussagen mit Fundstellen herausziehen\n\n\n\nMitschriften und Protokolle glätten: aus Stichpunkten einen versandfertigen Text machen – mit klaren Vorgaben\, was die KI ändern darf und was unangetastet bleibt\n\n\n\nFreitext in Struktur überführen: aus E-Mails und Notizen eine Tabelle mit festen Spalten gewinnen\n\n\n\nÜbersetzen und vereinfachen: englische Fachkorrespondenz beantworten\, Texte in einfache Sprache bringen\n\n\n\nQualität sichern: Stichproben\, Gegenfragen und die roten Linien – welche Inhalte eine KI-Fassung nie ungepüft verlassen darf und welche Daten gar nicht erst in einen frei zugänglichen Chat gehören\n\n\n\nRoutinen über Systemgrenzen tragen: dieselbe Vorlage auf einem zweiten KI-Chat oder einem offenen Modell (etwa in der Academic Cloud) – wo Unterschiede auftreten und wie sich die Vorlage anpassen lässt\n\n\n\n\nPraktische Übungen\n\n\n\nDas Übungspaket liegt bereit: ein längerer Bericht\, eine Sitzungsmitschrift\, ein Posteingang mit unstrukturierten Anfragen\, eine englische Anfrage – Material aus dem Bibliotheks- und Verwaltungsalltag\, alle Namen und Inhalte sind erfunden. Gemessen wird am versandfertigen Ergebnis. \n\n\n\n\nEinen Bericht zusammenfassen lassen und mit drei gezielten Nachfragen erschließen\n\n\n\nEine Sitzungsmitschrift zu einem Ergebnisprotokoll glätten\n\n\n\nAus einem Posteingang eine Anfragen-Tabelle erzeugen\n\n\n\nEine Antwort auf eine englische Anfrage entwerfen; einen Behördentext in einfache Sprache bringen\n\n\n\nEine der Routinen auf einem zweiten System gegenprüfen und die Vorlage nachschärfen\n\n\n\n\nZiel des Workshops\n\n\n\nTeilnehmende übergeben wiederkehrende Schreibaufgaben nach dem Workshop mit einem Griff an die KI: Die Anweisung steht\, das Ergebnis hat eine feste Form\, statt jedes Mal neu zu formulieren wird nur noch geprüft. Die fünf Routinen nehmen sie als dokumentierte Vorlagen mit\, einsetzbar am nächsten Arbeitstag – und mit dem Bauprinzip dahinter machen sie aus jedem weiteren gelungenen Versuch eine eigene Routine. \n\n\n\nDer Workshop ist in sich abgeschlossen und bildet den zweiten Teil der dreiteiligen Reihe ‚KI mit System‘: Teil 1 behandelt die Wahl des passenden KI-Systems\, Teil 3 führt in agentisches Arbeiten ein. Die Module können einzeln und in beliebiger Kombination besucht werden. \n\n\n\nReferent\n\n\n\nPeter Kocmann ist IT-Didaktiker und Spezialist für angewandte KI. Langjähriger Dozent am Weiterbildungszentrum der Freien Universität Berlin und an der Charité Fortbildungsakademie\, mit Schwerpunkt auf praxisnahen Arbeitsabläufen für Recherche\, Textarbeit\, Lektorat und Wissensorganisation. Information Technology Specialist in der Domäne Artificial Intelligence. \n\n\n\nTeilnehmendenanzahl\n\n\n\nmax. 12 Personen \n\n\n\nTechnische Voraussetzungen\n\n\n\n\nTechnische Ausstattung: Ein Computer oder Laptop mit stabiler Internetverbindung sowie Webcam und Headset für Zoom.\n\n\n\nSoftware: keine Installation; geeignet sind etwa ChatGPT\, Claude oder Microsoft Copilot. Besser zwei verschiedene Zugänge bereithalten – das fängt Tageslimits ab und liefert zugleich das zweite System für die Gegenprobe. Ein Academic-Cloud-Zugang ist nützlich\, aber keine Voraussetzung.\n\n\n\nKenntnisse: Grundlegende Computerkenntnisse; erste Erfahrung mit einem KI-Chat ist hilfreich. Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich.\n\n\n\nVor dem Workshop: kurze schriftliche Anleitung (5–10 Minuten). Übungspaket und Vorlagen-Dokument für die Routinen werden zu Beginn ausgeteilt.\n\n\n\n\nDas Webinar richtet sich an\n\n\n\nMitarbeitende aus Bibliotheken\, Informationseinrichtungen\, Wissenschaftsmanagement und Verwaltungen\, die KI-Chats gelegentlich nutzen und daraus feste Arbeitsroutinen für ihren Alltag machen wollen. \n\n\n\nKosten\n\n\n\nEUR 88\,00- zzgl. 7% MwSt. (DGI-Mitglieder)EUR 104\,00- zzgl. 7% MwSt. (Nicht-Mitglieder)
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SUMMARY:Dokumentenmanagement: Ordnungssysteme und Inhaltserschließung im Büro
DESCRIPTION:Anmelden\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\nBeschreibung\n\n\n\nSie kennen diese Frage aus Ihrer Berufspraxis im Unternehmen: „Wo soll ich das hin sortieren? – Und wie finden es andere später wieder? Insbesondere kollaborativ arbeitende Teams müssen sich mit diesen Fragen auseinandersetzen und sich auf gemeinsame Standards und Regeln verständigen.In der Praxis geht häufig viel kostbare Zeit für Recherchen verloren\, weil Dokumente auf privaten Desktops\, in persönlichen Laufwerken und E-Mail-Ablagen oder in inkonsistenten\, unüberschaubaren zentralen Ablagen versteckt sind. \n\n\n\nAuch für das Dokumentenmanagement in Unternehmen sind folglich geeignete Ordnungssysteme notwendig. Wir kennen das aus Bibliotheken und Archiven. Kein Büro kommt heute ohne ein oder mehrere Ablagesysteme aus. Informationen lassen sich später nur dann wiederfinden und auswerten\, wenn sie zuvor passgenau mit sogenannten Metadaten gekennzeichnet wurden und wenn konsistente und nachvollziehbare Taxonomien zur Einordnung vorhanden sind – vor allem dann\, wenn diese „Sammlungen“ immer größer werden\, viele Nutzer darauf zugreifen. In Zeiten von Digitalisierung\, Suchmaschinen und Big Data hat sich das nicht geändert\, auch wenn heute vermehrt automatisierte Erschließungsverfahren für Dokumente aller Art eingesetzt werden. \n\n\n\nAusgehend von Ihrer beruflichen Praxis und aktuellen Herausforderungen möchten wir mit Ihnen in diesem Seminar herausarbeiten\, wie Sie dieses Thema am besten anpacken können und welche Tools eventuell für Ihr Unternehmen geeignet sind. \n\n\n\nDas Seminar kann in Kombination mit den anderen Online-Seminaren aus der Reihe Methoden und Instrumente der formalen und inhaltlichen Informationserschließung besucht werden. \n\n\n\n\n\n\n\n \n\n\n\n\n\n\n\n\n\nReferentin\n\n\n\nGudrun Schmidt ist Beraterin und Trainerin für Informationsorganisation\, Wissensmanagement und Kommunikation mit langjähriger Berufspraxis in der Informationsbranche sowie in internationalen Projekten. \n\n\n\nTeilnehmeranzahl\n\n\n\nmaximal 10 Personen \n\n\n\nTool / Technik\n\n\n\nBenötigt wird ein internetfähiges Endgerät (PC oder Laptop). In der Regel finden die Seminare über Zoom statt. Für Zoom benötigen Sie zudem eine Webcam sowie ein Headset oder ein anderes Audiosystem. \n\n\n\nKosten\n\n\n\nEUR 88\,00- zzgl. 7% MwSt. (DGI-Mitglieder)EUR 104\,00- zzgl. 7% MwSt. (Nicht-Mitglieder)
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